Jak uzavřít nájemní dohodu na dálku

Procedura podepisování nájemní dohody na dálku se stává stále obvyklejší. Tento postup šetří čas a eliminuje nutnost fyzické přítomnosti obou stran. Podívejme se na hlavní kroky a klíčové body, které je třeba vzít v úvahu pro bezpečné a zákonné uzavření nájemní dohody na dálku.

Co představuje nájemní dohoda na dálku?

Nájemní dohoda na dálku je dohoda mezi nájemcem a pronajímatelem uzavřená bez jejich fyzického setkání. Tato metoda je vhodná jak pro velké firmy, které spravují smlouvy online, tak pro jednotlivce pronajímající nemovitosti.

Uzavření dohody na dálku vám umožňuje:

• Ušetřit čas při odesílání dokumentů.
• Používat elektronické komunikační prostředky (e-mail, speciální platformy).
• K ověření dokumentu použít elektronický podpis.

Klíčovým bodem v tomto procesu je podepsání dohody oběma stranami. Tato akce dává dokumentu právní platnost, je tedy důležité pečlivě dodržet všechny kroky.

Přijetí a schválení textu dohody

Prvním krokem je požádat o návrh dohody e-mailem. Tím získáte možnost pečlivě si přečíst obsah, projednat podmínky a provést změny před podpisem.

Pro zabezpečení dat při odesílání:

• Používejte bezpečné komunikační kanály, jako je VPN (Virtual Private Network). Tím se snižuje riziko úniku informací nebo zachycení třetími stranami.
• V případě potřeby zašlete dokumenty prostřednictvím certifikovaného e-mailu (PEC – Posta Elettronica Certificata).

Kontrola dokumentů stran

Před podpisem dohody je důležité požádat o identifikační doklady druhé strany (pas, údaje o právnické osobě atd.). Tím se ověří totožnost a údaje účastníků.

Pro ověření právnických osob si můžete vyžádat výpis z obchodního rejstříku (visura camerole), který potvrdí oprávnění zástupce.

Podepsání papírové verze dohody

Po schválení textu dohody a provedení změn musíte:

1. Vytisknout si ji.
2. Podepsat na každé stránce. Tím potvrdíte souhlas s obsahem dokumentu jako celku.
3. Věnovat zvláštní pozornost ustanovením omezujícím práva stran. Podle Čl. 1341 italského občanského zákoníku musí takové doložky mít samostatný podpis (např. podmínky předčasného ukončení, omezení odpovědnosti).

Odeslání podepsaného dokumentu

Podepsaná kopie dohody musí být zaslána poštou s potvrzením o doručení nebo prostřednictvím kurýrní služby. Tím je zajištěna bezpečnost dokumentu a potvrzení jeho doručení.

Doporučení:

• Přiložte dopis s výčtem obsahu zásilky.
• Uschovejte si potvrzení o doručení.

Elektronický podpis

Pro urychlení procesu můžete použít elektronický podpis. Existují tři hlavní typy:

1. Jednoduchý elektronický podpis (FES): Základní, ale méně bezpečný.
2. Pokročilý elektronický podpis (FEA): Poskytuje vyšší úroveň zabezpečení pomocí certifikovaných zařízení.
3. Kvalifikovaný elektronický podpis (FEQ): Ekvivalent vlastnoručního podpisu s maximální právní platností.

Vlastnosti kvalifikovaného podpisu:

• Vydáváno akreditovanými certifikačními centry.
• Využívá zařízení (smart karty, USB tokeny), která zajišťují spolehlivou identifikaci podepisujícího.
• Umožňuje podepisovat dokumenty ve formátech PDF (PAdES), XML (XAdES) nebo jiných typech souborů (CAdES).

Kdy je podepsaná dohoda na dálku považována za platnou?

Aby dohoda byla právně platná, je nutné:

• Ujistit se, že obě strany jsou právně způsobilé.
• Souhlas musí být vyjádřen vědomě a dobrovolně.
• Požadavky na formu a obsah dohody musí být splněny.

Doporučení:
Používejte kvalifikovaný nebo zaručený elektronický podpis. Běžný podpis nemusí vždy poskytnout dostatečnou úroveň ochrany v případě sporů.

Hodnota vzdáleného podpisu v případech sporů

V případě nesouhlasu je podepsaný dokument důkazem transakce, pokud:

• Byly použity spolehlivé metody podpisování (kvalifikovaný podpis).
• Dokument byl správně uchován.

Nedoporučuje se používat naskenovaný podpis, neboť nemá právní platnost a může vést ke zrušení dohody.

Výsledek:
Uzavírání nájemní dohody na dálku je pohodlné a moderní, ale vyžaduje pečlivé dodržování pravidel. Používejte zabezpečené kanály, prověřené metody podpisu a pozorně si prostudujte podmínky dohody.